Notulen algemene ledenvergadering 2005

Verslag Algemene Ledenvergadering bewonersvereniging De Bouwsteiger
23 mei 2005

Aanwezig: Richard van Hees, Rob Beffers, Arnold van Reemst, Marian Spiertz, Arie Bosma, Hans Sontrop, Rob Brasser, Hielke Boersma, Marc de Vries, Adrie vd Muysenberg, Heiltje van Rijswijk, Pierre van Gelder en Sanne Lamers (not)
Afgemeld: Claire Mommersteeg en Jeroen de Bruijn

1. Opening
• De aankomende voorzitter (Rob Beffers) heet iedereen welkom. Vermeldt dat hij zeer waarschijnlijk de voorzittershamer van huidige voorzitter Hielke krijgt overgedragen en daarom alvast de vergadering voorzit.
• De volgende ALV start om 20.45, zodat er (waarschijnlijk) meer mensen kunnen komen.
• Geen ingezonden stukken.

2. Agenda
Okay.

3. Notulen vorige vergadering dd 11 mei 2004
• Opmerkingen over de kascommissie gaan naar agendapunt 8.
• De keuze voor kleine gereedschappen gaan we maken als de uitbreiding loods concreet is.
• Doel en uitvoering overwinst is mandaat van bestuur. Besloten wordt een adviescie in het leven te roepen die bekijkt of jaarlijks €500,- kan worden gestort aan wijkgericht doel: leden zijn Hielke en Marc. Mogelijk pas na uitbreiding loods beslissen ivm kosten verbouwing.
• Wat betreft beleidsvoornemens: er komt geen structurele Steigernieuws en voor vrijwilliger communicatie zijn nu (nog) geen werkzaamheden.
• Dit jaar wordt de voetpomp aangeschaft door Arnold.
• Tenslotte een vraag of het verslag van de ALV eerder verstuurd kan worden dan in de Steigernieuws van het jaar daarop. Dan gaat gebeuren.

4. Verslagen
Gereedschappen
• Bij de beschrijving van het verslag gereedschappen 2004 had Arnold graag ook een overzicht gedaan van de uitleenfrequentie. Helaas ontbrak de benodigde informatie.
• De controle van de gereedschappen van beter. Het komt voor dat er onderdelen ontbreken. Afspraak is dat iedereen hier beter op gaat letten.
• Rob en Arnold gaan een avond c.q. middag de werking van verschillende gereedschappen uitleggen zodat iedere uitlener (en andere geïnteresseerden) weet hoe alles werkt.
• De prijzen van toebehoren (schuurbanden) wordt duidelijker zichtbaar in de loods gehangen.

Uitleen
• Marielle heeft een zoon en Han ook een kindje: beide van harte!
• Rooster heeft dit jaar niet echt problemen opgeleverd. Dank hiervoor.
• Dit jaar zijn de uitleencontracten behoorlijk herzien. Nog 1 verbeterronde volgt waarna ie definitief wordt en door Richard in grote hoeveelheden in de loods wordt gelegd.
• Verbeteringen tav uitleen zullen de kasbladen zijn en de verbouwing.

5. Financieel jaarverslag
• Grote wijzigingen dit jaar zijn de automatische incasso en de wijziging begroting tav reserveringen/afschrijvingen/winst. Automatische incasso heeft een ledenverlies opgeleverd van 20-30, daarentegen een enorme winst voor het  werk dat de vrijwilligers hieraan hebben.
Op het automatische incassoformulier staat geen bedrag omdat dit nog kan oplopen, zonder dat iedereen hiervoor weer moet tekenen. Het maximum waarvoor men heeft getekend is € 15,- per jaar.
• Wat betreft de reserves e.d. is er met een adviseur een nieuwe opzet voor financiële verslaglegging. Penningmeester Arie zal nog enkele vragen voorleggen aan de adviseur en dan beslist bestuur of dit het format wordt.
• Algemene opmerking: de huidige weergave bevat te weinig informatie om inzichtelijk te laten zijn. Volgende keer meer de keuzes toelichten.
• Wat betreft voorraden: Arnold vraagt zich af of dit de werkelijke zijn? Nee, daarvoor is controle van de inventaris nodig.
• Is het zo dat afschrijvingslasten ook bedrijfslasten zijn? Dit is door de adviseur zo aangedragen. De kascie zal dit gaan bekijken.

6. Kascommissie 2005
De kascies van 2003 en 2004 hebben vanwege onenigheid over de wijze van weergeven nog geen uitspraak gedaan. Besloten wordt dat de kascie 2003 bestaande uit Arnold en Pierre en die van 2004, Pierre en Marc, eerst de spullen gaan bekijken, de penningmeester voor die jaren zal dechargeren waarna pas de kascie van 2005 haar werk zal doen. Deze laatste kascie zal bestaan uit Marc en Hans.
Voorzitter Rob Beffers wil graag bij de bijeenkomst(en) aanwezig zijn, zodat ie inzicht krijgt in de boeken van de vereniging.

7. Van het bestuur
• Marian is per 1 jan. 2005 lid af van bestuur, wordt actief lid en blijft de ledenadministratie doen.
• Hielke draagt voorzitterschap over aan Rob Beffers en blijft bestuurslid met beperkte taakmogelijkheden.
• Rob wordt voorgedragen als voorzitter: daar tegen zijn geen bezwaren. Rob is vanaf 23 mei 2005 voorzitter van bewonersvereniging De Bouwsteiger.
• Loods uitbreiding: Adrie verwacht tegenwerking van de buurt voor de uitbreidingsplannen (aanvraag vergunning) en vraagt zich af of de Bouwsteiger de aanvraag moet doorzetten. ALV is voor meer ruimte in de loods en geeft bestuur advies door te zetten met de vergunningaanvraag. 

8. Zilveren baksteen
Gaat van de schouw van Arnold naar die van Adrie vanwege zijn inspanning dit jaar voor de hapjes bij de borrels en de plannen/werkzaamheden voor uitbreiding van de loods. Voor dit laatste geldt de zilveren baksteen ook als aanmoediging.

9. Rondvraag
• Marc: is het een idee om een cadeau-lidmaatschap te ontwikkelen. En als dat vóór het wijkfeest klaar is, zou dat helemaal mooi zijn. Goed idee, gaan we doen.
• Heiltje: graag de documenten ook via de post ipv alles per mail.
Suggestie om Steigernieuws op te vrolijken. Goed idee, gaan we bekijken op welke manier.
• Hans: gaan we wat met wijkfeest (10 september) doen? Ja, hier gaan Hans, Marian en Sanne zich over buigen.
• Pierre: zullen we hogedrukreiniger aanschaffen om ons gereedschap af en toe schoon te maken. Dit verlengt de levensduur. Doen we!
• Adrie: de loods is niet bedoeld als opslag van spullen van derden als Heiltje hier niets van weet. Kan er een lijstje in de loods komen te hangen met daarop alle verantwoordelijken? Doen we, Sanne is hiermee bezig.

10. Sluiting
Rob bedankt iedereen voor de aandacht en vooral Marian en Hielke daarnaast ook voor werkzaamheden de afgelopen jaren. Veel plezier met de kado/boeken/cd-bonnen.