Notulen algemene ledenvergadering 2014

22 mei 2014

Aanwezig: Rob Beffers (voorzitter), Arie Bosma (penningmeester), Richard van Hees (notulist), Adrie van de Muysenberg, Hans Sontrop, Hielke Boersma, Jeroen de Bruyn, Jeroen Thijsen, Mike van Zanden, Peter van Stoffelen, Rob Brasser

1. Notulen ALV 2012
De notulen van de ALV van 2013 zijn zonder opmerkingen goedgekeurd.

2. Financiën
Arie licht cijfers toe. De Bouwsteiger is financieel gezond. De inkomsten zijn iets afgenomen door een lagere opbrengst uit de verhuur (325 euro minder dan in 2013), inkomsten uit contributie zijn ongeveer gelijk gebleven. Er is dit boekjaar meer uitgegeven aan vernieuwing van gereedschap, maar geen uitgaven aan “onderhoud loods”. Er zijn geen uitgaven verricht uit het buurtfonds terwijl er wel een bijdrage is toegezegd aan de Jenaplanschool. Hiervan is nog geen factuur ontvangen. Rob Beffers gaat hier achteraan.
De kascommissie heeft de controle van de begroting nog niet afgerond, dat hoopt zij volgende week te kunnen doen. Van de vergadering krijgen zij het mandaat om decharge te verlenen. Hun bevindingen zijn hieronder weer gegeven (ontvangen 14 juni):
De penningmeester wordt decharge verleend door de kascommissie, met de volgende bevindingen:

Lokale backup incassobestanden ING
Document eindsaldi printen voor overdracht
Lokale backup boekhouding
Kasverschil is niet altijd correct geboekt (bv#83)
Rekeningnummers uniek maken (bv: 8000 is lidmaatschapsnummer en uitleenopbrengst/verhuur)
USB-stick of CD-rom me backup jaarlijks maken en overdragen (aan nieuwe penningmeester)

3. Gereedschap
Het aantal uitleningen loopt terug, dit is een trend in de afgelopen jaren Favoriet gereedschap: aanhanger en steigers. Opvallend is dat er ook gereedschap is dat zelden tot nooit wordt uitgeleend. Vragen vanuit de vergadering:

Wat is de reden dat de uitleen teug loopt?
Welke gereedschappen zijn worden zelden tot nooit uitgeleend? Moeten deze uit het aanbod worden verwijderd ten gunste van ander gereedschap?
Nieuwsbrief: Mike & Rob gaan een nieuwsbrief uitbrengen (per email aan de Bouwsteiger leden). Doel is leden meer te betrekken bij de Bouwsteiger. Ideeën voor de inhoud blijken er genoeg te zijn, b.v.: “klus in huis”, “tips” en verbouwings-drama's.

4. Bestuurlijk
Het voorstel van het bestuur om de interne organisatie van de Bouwsteiger aan te passen is door de vergadering geaccepteerd. Hierdoor wordt de ledenadministratie overgenomen door de penningmeester. Is er een nieuwe uitleengroep, die verantwoordelijk is voor loodsbeheer en gereedschaps-onderhoud. Na goedkeuring van de actieve leden zal het bestuur bestaan uit Rob (voorzitter), Richard (algemeen lid), Arie/Piter (penningmeester) en Mike (secretaris, onder voorbehoud). Richard is verantwoordelijk voor de ICT in de loods Er wordt nog gezocht naar een workshop-coordinator De kascommissie voor volgend jaar bestaat uit Peter en Jeroen (Thijsen)

7. Rondvraag en sluiting

Jeroen de Bruyn trekt zich terug als actief lid.
Arie neemt contact op met Marjan voor de overname van de leden administratie
De e-maillijst voor de actieve leden moet bijgewerkt worden, gegeven de nieuwe taakverdeling (actie Rob).